새로운 정보기술을 접목해 시스템을 구축할 때 어떤 기술과 업체를 선택할 것인가 하는 점은 일반적으로 제안요청서(RFP;REquest For Proposal)와 제안서라는 연속된 절차를 통해 결정난다. 이중 RFP는 사용자가 자사의 시스템에 대한 요구사항을 체계적으로 정식문서로 공급업체가 제안서를 작성할 때 기본적인 자료로 활용한다. 최근 정보기술의 발전속도가 급속도로 빨라지고, 다양한 기술을 통합한 정보시스템에 대한 요구가 높아지면서 RFP에 대한 중요성이 어느 때보다 커지고 있다. 얼마나 체계적으로 RFP를 작성느냐에 따라 제안서의 품질이 결정되는가 하면, 프로젝트의 성공여부에도 큰 영향을 미친다는 인식이 확산되고 있는 것이다. 대형 프로젝트를 새롭게 시작하는 기업들이 주변의 비슷한 사례에 깊은 관심을 내비치고, RFP 작성을 위해 몇 개월씩 스터디를 반복하는 것도 이 때문이다. 기업들은 가능한 상세하게 자신들의 요구사항을 알려 공급업체의 '해결 능력'을 확인하려 하지만 시시각각 변화하는 신기술과 공급업체들의 능력을 정확히 판별하기란 쉽지 않은 일이다. 일반적으로 대부분의 기업들은 RFP 작성 전에 일반적인 기술흐름이나 제품정보를 취합하기 위해 RFI(Request For Information)를 먼저 주요 공급업체에게 보낸다. 대부분의 후보 업체들에게 배포되는 RFI는 기업들이 신규 프로젝트를 추진할 때 필요한 각종 기술에 대한 이해도를 높일 수있는 기회를 주며, 자사 프로젝트에 적합하지 않다고 판단되는 공급업체를 일차적으로 가려낼 수 있는 근거가 되기도 한다. RFI가 데이터 수집과 내부 학습을 목적으로 한다면 RFP는 발주 기업이 구축업체를 선정하기 위한 전단계로 채택된 업체에게만 보내진다. 분량면에서도 RFI가 불과 몇쪽에 불과한 반면 RFP는 보통 '한 권'의 책으로 이뤄진다. 성공적인 RFP 작성을 위해 세 가지 사항을 강조한다. ① 여러 전문업체로부터 검증을 받을 것을 권고한다. 특히 짧은 기간내에 RFP를 작성해야 한다면 더욱 전문가들의 도움이 필요하다고 말한다. ② RFP 내에서는 애매모호한 표현을 삼가도록 하고 가능한 정량적으로 설명하고, 정성적인 내용이라면 명확하게 의사를 표시해야 한다고 밝히고 있다. ③ 프로젝트의 규모 만큼 대상 업체들에게 제안서를 작성할 수 있는 충분한 기간을 배려하는 것이 좋다고 말한다. 공급업체는 기업이 발주한 RFP를 기반으로 고객의 요구사항을 이해하게 되며 여기에 적합한 자사의 솔루션과 구현 계획을 제안서라는 이름으로 전달한다. 전문가들은 RFP를 작성하는 데 충분한 시간을 가져야 한다고 조언하는 것도 기업이 구체적인 문제점 진단과 명확한 목표 설정에 만전을 기해야한다는 의미이다.
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